擺脫工作效率慢的加班命運,從養成整理與打造「即戰型辦公桌」開始

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如果希望工作效率大爆發,擺脫加班人蔘,首先要打造「即戰型辦公桌」!亂七八糟、永遠搞不清物品位置的辦公桌,代表無法迅速拿出需要的東西,豈不是輸在起跑點嗎嗎嗎~~~(哭奔)《地表最強日常工作整理術》整理出40個日常工作習慣,幫助你重新打造工作環境、整理工作心情,不妨參考看看,為自己的職涯好好進行斷捨離吧!

 

《圖解地表最強日常工作整理術》書摘轉載 

養成整理習慣的三大心法

比起盲目整理,更應該思考具體要做什麼

想要每天在舒適的環境下作業,必須要讓整理變成習慣。但是實際上,並不是下定決心從今天開始養成整理習慣,就會順利成功。原因就在於你沒有決定好該做什麼事。

在研究人類習慣的領域廣為人知的「行為科學」世界裡,最基本的概念就是「習慣等於行為的積累」。這裡所指的行為必須是具體的動作。

「好好整理」這種目標,其實非常曖昧不明。並不能被視作具體的動作。

如果不是每個人都看得出來你在整理、可以明確說出你幾天整理一次,就缺乏具體性。即使本人說自己在整理,搞不好也不清楚自己在做什麼。

如果想養成習慣,最好參照第十四頁所提到的「一作業,一收拾」這種擁有明確規範的具體行為。請試著從這種作業開始著手。

 

養成在外出前整理攜帶物品的習慣

所謂整理並不單指整理辦公桌,攜帶物整理、工作計畫整理、筆記資料的整理…… 為了讓工作有效率、快速的進行,在不同場合必須進行不同的整理工作。

想要提升工作能力,請一定要養成「外出前整理」的習慣,也就是檢查攜帶物品。在跑業務或出差等需要外出的時候,一定要先確認有沒有忘記帶的物品。

檢查工作也是一項具體行為。像這樣,每天反覆進行這些瑣碎行為,便能夠提升你的「整理意識」。

 

看到實際的好處有助於養成整理的習慣

習慣化也是人類行為原理的一環。只要養成習慣,人也能夠自然而然做出特定行為。

養成習慣的祕訣,就是意識到整理確實可以幫助到自己。也就是說,要實際認知到「做這件事有好結果」。

例如「一作業,一收拾」,會讓桌面變得整齊,心情也會煥然一新。或是「外出前整理」,會讓人對接下來的工作充滿幹勁…… 請務必要體認到這些行為可以確實幫助自己。

整理是能提升工作效率,對你來說是相當有利的行為。不要盲目的整理,而是意識到自己整理完之後能得到怎樣的成果,就能養成整理習慣。

 

打造可以迅速開始工作的辦公桌

提升工作速度的關鍵在於整理辦公桌!

讓辦公桌成為高效率的戰略基地

對於上班族而言,稱辦公桌為工作的「戰略基地」大概不為過。

如果是公司職員,在辦公室裡相對能自由整理擺設的,就只有自己的辦公桌。

自己的辦公桌,是他人無法任意干預的地方。 

如果希望讓自己成為一個有效率的人,首先要打造即戰型辦公桌,進而讓工作有效率的進行。

雜亂不齊、搞不清物品位置的辦公桌,代表你無法迅速拿出需要的東西。

工作前得一一把不必要的物品清除如果是無法讓人順利工作的。

整理辦公桌這件事,不管是誰都做得到,還能讓工作更有效率。只要好好整理,工作便能加速完成。

 

即戰型辦公桌有效排除「多餘的準備」

到底什麼是機能性辦公桌呢?

只要坐上機能性辦公桌,所有工作都能順利完成。另一項重點是,不需要離開座位就能夠完成所有工作。

也就是說,機能性辦公桌可以省去「多餘的準備」。例如說「找出需要用到的資料」「移開堆積成山的文件」「打電話之前,得特地變更坐姿」。這種辦公桌,無法讓工作流暢進行,浪費掉許多時間。

「不做多餘的準備」可以說是提升工作速度的基本關鍵。

「整理過的辦公桌可以提升工作速度。」這句話請謹記在心。

 

依工作動線擺放辦公桌上的物品

考量到要提升工作速度的話,單純清理桌面,並不能真的提升辦公桌的機能性。機能性辦公桌的基本,應該是要依據工作的動線以及使用頻率,來擺放桌面上的物件。

在整理辦公桌之前,請先思考自己平常習慣「怎麼拿取物品」「常用哪些工具」這兩件事。

依照行為習慣配置物品的擺放位置後,再根據使用頻率決定收納場所。請記得必須要讓辦公桌盡可能省去多餘的準備作業。

 

本文摘自《圖解地表最強日常工作整理術》

Source : books.com.tw

「分類、歸位、捨棄」三步驟打造即戰型辦公桌,工作效率突飛猛進!

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40個日常工作習慣,幫助你重新打造辦公桌、行程規畫、工作心情,讓你的辦公室人生從裡到外都井然有序。

活用工作整理術,你可以:
– 辦公桌不再被雜物淹沒,十五秒內找到所需資料。
– 一上班就火力全開,創造高績效!
– 有效利用零碎時間,超準時下班!
– 下班前整理五分鐘,戰勝脫序人生。

 

讓工作整理達人,教你:
◎文件的正確收納法,15秒內找到所需資料
運用L夾和L型書架直立收納所有文件,辦公桌上的紙本資料一目瞭然。

◎保有餘裕的斷捨離,不再和心頭肉難分難捨
替不確定能不能丟棄的物品準備保留箱,放在保留箱的物品如果一個月都用不到再丟掉。

◎工作後多花一分鐘,髒亂不再來
貫徹一作業一收拾原則,辦公桌永遠保持清爽乾淨。

◎巧妙使用辦公桌各種抽屜特性,打造屬於自己的戰略基地
– 主抽屜→待處理的文件類
– 上層抽屜→時常用到的小型文具
– 中層抽屜→大型文具、備用文具
– 下層抽屜→歸檔資料

 

作者:坂戸健司
出版社:今周刊

 

 

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打造可以迅速開始工作的辦公桌

 

讓辦公桌成為高效率的戰略基地

對於上班族而言,稱辦公桌為工作的「戰略基地」大概不為過。

 

如果是公司職員,在辦公室裡相對能自由整理擺設的,就只有自己的辦公桌。

 

自己的辦公桌,是他人無法任意干預的地方。

 

如果希望讓自己成為一個有效率的人,首先要打造即戰型辦公桌,進而讓工作有效率的進行。

 

雜亂不齊、搞不清物品位置的辦公桌,代表你無法迅速拿出需要的東西。

 

工作前得一一把不必要的物品清除如果是無法讓人順利工作的。

 

整理辦公桌這件事,不管是誰都做得到,還能讓工作更有效率。只要好好整理,工作便能加速完成。



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